Booster son site de Knowledge management

Contexte

Imaginez une grande entreprise, où les équipes juridiques et opérationnelles jonglent quotidiennement avec une multitude de documents, de contrats et de clauses. Dans un contexte où le temps de chacun est compté, la nécessité d’un système de gestion des connaissances se fait sentir de plus en plus pressante. C’est pourquoi la Direction Juridique de notre client a souhaité mettre en place un site de knowledge management. Notre mission ? Créer un « legal store » qui soit attractif, facile à utiliser, où chacun puisse trouver rapidement ce qu’il cherche (et même ce qu’il ne cherchait pas au départ). Bref il fallait créer espace qui réponde parfaitement aux besoins des équipes juridiques et opérationnelles. Et ceci en utilisant l’outil groupe : SharePoint de Microsoft.

La mission réalisée : créer un site de Knowledge Management attractif 

Nous avons commencé par organiser des échanges avec des juristes de différentes entités du groupe. Notre objectif était de comprendre quels étaient les contenus qu’ils recherchaient au quotidien dans leur activité et qu’ils aimeraient trouver sur ce Legal Store. L’idée était aussi de comprendre comment ils les recherchaient, avec quelle logique et de voir les tendances communes entre tous.

Ces échanges ont été très riches. Ils nous ont permis d’identifier les contenus existants et les contenus cibles. Nous avons également pu définir collectivement l’arborescence du site. Nous avons ainsi identifié des catégories de contenu qui seraient présentés dans des pages dédiées. Nous avons également défini par exemple ce qu’il était intéressant de présenter en Home Page.

Une fois que nous y avons vu plus clair sur le contenu, le temps est venu de travailler sur le design du site. Il est vrai que les outils donnent un cadre mais avec un peu d’habitude, il est possible d’être créatif. Et cela, sans développement spécifique. Nous avons présenté des designs de site aux équipes pour qu’ils puissent se projeter et identifier sur chacun ce qu’ils aimaient.

A partir de là, nous avions tout ce qu’il fallait pour créer le site. En parallèle, nous avons piloté la mise à disposition des contenus à partager par l’équipe juridique.

Quel bénéfice pour le client ?

Grâce à notre intervention, le client a pu bénéficier d’un legal store bien conçu et adapté à ses besoins. Les utilisateurs ont accès à un outil intuitif et efficace pour partager et accéder aux contenus juridiques.